根据我国法律的规定，当合同的双方有涉及到外国人，外国企业或者组织，合同的当事人必须要到国家知识产权局进行备案;当合同的双方都是国内的企业组织或者是个人时，当事人到代办处进行办理即可，代办处需要经过国家知识产权局进行授权。同时可以注意的是，当事人可以通过面交或者邮寄这两种方式进行。

 

有的人会问外国专利实施许可合同是否能够备案呢?

 

答案是肯定的，当合同同时包含了中国的专利或者外国的专利时候，是可以进行备案的，但是备案部门的公布仅仅是针对其中的中国专利进行证明和公告。

 

进行备案是完全免费的，但是备案时当事人需提交以下的文件：

 

(1)申请表，同时申请表需要进行打印。相关的网站上有专门的表格。

 

(2)合同原件。

 

(3)当事人双方的合法身份证明。

 

应该注意的是，中国公民需要提交的是其本人的身份证复印件，外国人则是提交护照复印件。如果是涉及企业层面的时候，需要法人代表企业提交营业执照的复印件或者事业单位的法人证书，相关组织则是提交组织机构代码的复印件，以上文件都需要加盖公章。外国单位在进行备案的时候，需要有中英文两种语言说明。同时翻译需要经过相关特别机构翻译的证明。有进行委托的，需要提交委托书的原件以及被委托人的相关身份证明(一般是身份证复印件)。

 

(4) 专利权的有效证明。

 

(5) 其它

 

而现实中，常常会发生不予办理的情形，以下是常见不予办理的情形。

 

合同双方中的许可人不合法;该专利涉及了专利权的终止其他因素;没有缴纳相应年费;专利权存在着纠纷;合同涉及的许可期限可能超过有效期限;重复备案;其他专利权存在着其他方面的问题，如质押等情形。